Erros na gestão de notas fiscais de entrada podem gerar multas de milhares de reais

Um dos principais desafios das empresas tem sido a recepção e gestão completa de documentos fiscais de entradas, das compras, de mercadorias, de serviços e outras.

Se não houver um padrão de organização bem delineado destes documentos, que servem para certificar uma transação comercial, constando os detalhes sobre o produto ou o serviço adquirido, bem como seus respectivos impostos, não há como fazer uma boa gestão, afetando muitas áreas de uma organização, desde compras, controladoria, fiscal, contábil e, principalmente, o contas a pagar.

Outro problema bem narrado pelas empresas é o preenchimento incorreto de documentos fiscais pelos seus fornecedores. Adiante, vem ainda a conferência de autenticidade dos documentos, que para notas de mercadorias pode ser feita em um portal, mas para as de serviços, são “apenas” 5.570 portais, de cada município.

Mas não acaba aí, há ainda a conferência de regularidade do fornecedor no site da Receita Federal, da opção do Simples Nacional em outro portal e do CPOM (cadastro de prestadores de outros municípios) em cada prefeitura. Ou seja: um processo longo, manual e cheio de detalhes.

Por fim, tem a questão da guarda e do prazo para conservação desses documentos, exigido por lei, que é de cinco anos. Isso quer dizer que se um fiscal for a um estabelecimento e requerer uma ou mais notas, e se o empresário não apresentar, é multa na certa, que pode, inclusive, ultrapassar R$ 1 mil, por documento, além da glosa de dedutibilidade do IRPJ e da CSLL, de 34%, mais 9,25% de créditos irregulares de PIS e COFINS. É muito dinheiro e não vale a pena correr o risco.

Gestão de notas fiscais

Além do obstáculo armazenamento, há o desafio de monitorar as notas fiscais após o recebimento, onde o usuário necessita fazer uma consulta sempre que quiser saber o status do documento, pois estes podem ser cancelados ou anulados pelo fornecedor sem a autorização do destinatário.

Em situações como essa, a empresa pode estar se apropriando de créditos indevidos e registrando notas fiscais inválidas em seu sistema de conexão empresariaç.

Portanto, para evitar dor de cabeça, o ideal é automatizar a gestão de notas fiscais de entradas como compras.

O segredo de tanto sucesso é um só: automatizar o processo por completo, e não apenas parte dele. Isso envolve desde a baixa dos documentos fiscais, sua classificação, extração, enriquecimento com consultas externas diversas, vinculação automática a pedido de compras, cadastro do fornecedor no ERP (software de gestão) automático, críticas fiscais, classificação contábil, pagamento diretamente no banco e consolidação dos dados no ERP.

Um longo processo, atualmente operado por muita gente nas empresas, que leva tempo, está sujeito a diversos erros e não é escalável. Com o avanço da inteligência artificial e da robotização essa realidade vem mudando muito.

Fonte: Contábeis.com

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