Gestão estratégica de processos internos: ciclo PDCA

Autora: Larissa Vieira, especialista em Gestão da qualidade e processos do Grupo Insigne

Para falar de qualidade, seja ela referenciada a produtos ou serviços, é inevitável falar de processos. Para que um serviço seja oferecido com qualidade, ele precisa, antes de chegar ao cliente ou consumidor final, passar por uma série de processos internos.

Com as soluções do Grupo Insigne não é diferente.

Para que nossos clientes recebam os serviços com qualidade, temos uma série de procedimentos internos que são estruturados de acordo com cada tipo de serviço prestado. Por isso, todos os processos passam por rigorosos mapeamentos, onde identificamos todos os possíveis gargalos e – o mais importante – estudamos a melhor forma de garantir um processo eficiente, tanto para as equipes internas quanto para nossos clientes.

Um bom exemplo das ferramentas da qualidade utilizados é o ciclo PDCA.

Ciclo PDCA

A ferramenta tem como objetivo a melhoria contínua dos processos. Através do Ciclo é possível realizar um monitoramento dos processos de forma estratégica facilitando a tomada de decisões.

Ao utilizar o PDCA, conseguimos analisar os processos de forma a detectar problemas – desde os mais simples aos mais complexos -, identificando as possíveis causas; quais as melhores soluções; e o que deve ser feito para que a melhoria ocorra de forma contínua.

A sigla reflete as quatro etapas que a compõem: Planejar (to Plan), Executar (to Do), Conferir (to Check) e Agir (to Act).

Cada parte do ciclo possui um papel muito importante na identificação, análise e tomada de decisão acerca de um processo.

Conheça cada uma delas abaixo:

1. PLANEJAR (to Plan)

Aqui começa a fase de identificação do problema ou do gargalo no processo.

É a etapa mais importante pois nesse momento são definidos, de forma clara, quais os erros que estão causando o problema no processo. É muito importante que a causa e o ponto onde o erro está localizado sejam identificados para possibilitar a coleta de informações possíveis o máximo possível.

Com os dados em mãos, começamos a fase de planejamento das melhorias, identificando o que pode ou não ser modificado e definindo todos os objetivos e metas. Após essa análise, chega o momento de fazer  um plano de ação – definindo os responsáveis de cada tarefa e criando indicadores de desempenho para que seja possível mensurar, em tempo real, o andamento das atividades.

Vale destacar que essa etapa permite o uso de outras ferramentas da qualidade para auxiliar na identificação das causas dos problemas e na análise e melhoria de processos.

2. EXECUTAR (to Do)

É na etapa TO DO que, de fato, colocamos a “mão na massa”, porque, após identificar as causas e criar o plano de ação. é o momento de executar o plano.

Aqui é onde cada atividade deve ser realizada de acordo com o que foi planejado e designado para cada integrante do projeto. Importante destacar que toda a execução deve ser evidenciada, seja ela com retornos positivos ou negativos – nesse momento, qualquer feedback é importante para o alinhamento do projeto.

3. CONFERIR (to Check)

Em seguida, vem a etapa de conferência. Aqui são analisados todos os dados obtidos, verificando se os objetivos definidos nas etapas anteriores foram alcançados de forma satisfatória. Também ocorre a comparação entre dados existentes antes da implementação do projeto.

4. AGIR (to Act)

Ao final, temos informações suficientes para definir se o problema foi de fato corrigido.

Em caso negativo, é necessário que retornemos para a etapa de planejamento, utilizando os dados obtidos a fim de realizar uma nova análise dos erros. Se o contrário acontecer, ou seja, se a questão foi corrigida, pode-se utilizar as informações coletadas para padronizar o processo, garantindo que o problema não ocorra novamente.

Trata-se de um ciclo eficiente e benéfico para qualquer tipo de negócio.

Conte com nosso apoio e nossas soluções para  otimizar processos nas áreas contábeis, fiscais, tributárias e trabalhistas de sua organização. Veja como entrar em contato conosco: